Sie senden E-Mails von einem gemeinsamen Postfach, z. B. [email protected], und möchten, dass die Signitic-Signatur den Vor- und Nachnamen der Person anzeigt, die die Nachricht schreibt.
Beispiel: Julie und Thomas nutzen dasselbe Support-Postfach. Wenn Julie schreibt, zeigt die Signatur „Julie Martin" an; wenn Thomas schreibt, zeigt sie „Thomas Bernard" an.
Drei Elemente müssen vorhanden sein: Microsoft-Berechtigungen, die Nutzung des Postfachs durch Delegierung in Outlook und eine Signitic-Vorlage mit den Informationen des primären Benutzers.
Jede Person nutzt ihr eigenes Microsoft 365-Konto in Outlook.
Ein Exchange-Administrator kann die Berechtigungen für das gemeinsame Postfach überprüfen.
Das Signitic Outlook-Add-In ist für die relevanten Benutzer bereitgestellt.
Die Benutzer und das Postfach sind in Signitic vorhanden; die Vor- und Nachnamen der Personen sind ausgefüllt und eine Vorlage ist dem Postfach zugewiesen.
Diese Anleitung betrifft die Anzeige beim Schreiben mit dem Signitic Outlook-Add-In. Sie beschreibt nicht das Hinzufügen einer Signatur nach dem Versand über eine Serverregel.
Öffnen Sie im Exchange Admin Center die Option Empfänger → Postfächer, wählen Sie das Postfach aus und öffnen Sie dann die Berechtigungen oder die Delegierungsverwaltung.
Überprüfen Sie für jede beteiligte Person:
Vollzugriff / Lesen und Verwalten: ermöglicht das Öffnen und Anzeigen des Postfachs.
Senden als: ermöglicht das Versenden mit der Adresse des Postfachs. Dies ist die richtige Wahl, wenn die gemeinsame Adresse der sichtbare Absender der Nachricht bleiben soll.
Speichern Sie die Änderungen. Vollzugriff allein berechtigt nicht zum Versenden. Die Berechtigung Im Namen von senden ist eine weitere Option, ändert aber, wie der Absender für den Empfänger angezeigt wird; sie ist nicht erforderlich, um einfach einen Namen in der Signatur anzuzeigen.
Diese Berechtigungen ermöglichen Zugriff und Versenden. Die in der Signatur angezeigten Namen werden durch die Signitic-Vorlage aus Schritt 4 bestimmt. Microsoft-Dokumentation zu Berechtigungen.
Öffnen Sie für diese Konfiguration zunächst Outlook mit dem persönlichen Konto des Benutzers und greifen Sie dann über die Microsoft-Delegierung auf das Postfach zu.
In Outlook neu wird das gemeinsame Postfach nach einem Neustart nicht angezeigt. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Ihr persönliches Konto im Ordnerbereich und wählen Sie Gemeinsamen Ordner oder ein Postfach hinzufügen. Geben Sie die gemeinsame Adresse ein; sie wird unter Mit mir geteilt angezeigt.
In klassischem Outlook prüfen Sie zunächst, ob das freigegebene Postfach nach dem Neustart automatisch angezeigt wird. Falls nicht, folgen Sie dem Microsoft-Verfahren für Ihre Version. Öffnen und verwenden Sie ein freigegebenes Postfach.
Support-Tickets zeigen, dass diese Öffnungsmethode den Abruf der erwarteten persönlichen Signatur verhindern kann. Überprüfen Sie im neuen Outlook Einstellungen → Konten → Ihre Konten.
Wenn eine separate Verbindung zum freigegebenen Postfach hinzugefügt wurde, lassen Sie Ihren Administrator die Delegierungsrechte bestätigen, entfernen Sie diese Verbindung aus Outlook und öffnen Sie dann das freigegebene Postfach von Ihrem persönlichen Konto aus. Dies bedeutet, die lokale Verbindung zu entfernen, nicht das Postfach in Microsoft 365 zu löschen.
Microsoft bietet auch die Möglichkeit, ein delegiertes freigegebenes Postfach zu einem vollständigen Konto hochzustufen: Diese Option ist unabhängig von einer direkten Verbindung mit seinen Anmeldedaten. Um die Anzeige Ihres persönlichen Namens in Signitic zu diagnostizieren, kehren Sie zum oben beschriebenen Modus für freigegebene Ordner zurück und führen Sie den Test erneut aus. Verwalten Sie diesen Modus im neuen Outlook.
Microsoft-Rechte und Signaturzugriff in Signitic müssen übereinstimmen.
Mit aktivierter Microsoft-Delegierungssynchronisierung : Warten Sie oder starten Sie einen erfolgreichen Benutzerimport neu. Signitic importiert Send As und Send On Behalf Of-Rechte; vollständiger Zugriff allein wird nicht als Delegierung importiert.
Mit manueller Verwaltung : Öffnen Sie den Postfachdatensatz in Benutzer → Einstellungen, fügen Sie dann autorisierte Personen in der Signaturdelegierung hinzu und speichern Sie.
Eine in Signitic manuell hinzugefügte Delegierung gewährt keine Sendeberechtigung in Microsoft 365.
Öffnen Sie die dem Postfach zugewiesene Signaturvorlage und bearbeiten Sie den Textblock mit Vorname und Nachname.
Ersetzen Sie {{firstname}} {{lastname}} durch:
{{main.firstname}} {{main.lastname}}Das Präfix main. ruft die Daten des Hauptbenutzers ab. Speichern Sie die Vorlage und überprüfen Sie deren Zuweisung zum Postfach. Vor- und Nachname müssen im persönlichen Datensatz jedes Benutzers in Signitic ausgefüllt sein.
Es ist nicht erforderlich, den Namen des gemeinsamen Postfachs in Microsoft durch den eines Kollegen zu ersetzen. Die gleiche Vorlage kann daher je nach Person, die schreibt, einen anderen Namen anzeigen. Persönliche Attribute in einem gemeinsamen Postfach.
Aktualisieren Sie das Signitic-Add-In, und starten Sie Outlook bei Bedarf neu.
Erstellen Sie von Ihrem persönlichen Konto aus eine neue Nachricht und wählen Sie die gemeinsame Adresse unter Von aus.
Überprüfen Sie, dass die Signatur beim Schreiben mit Ihrem Vor- und Nachnamen angezeigt wird.
Führen Sie denselben Test mit einer zweiten Person durch: deren eigener Name sollte angezeigt werden.
Testen Sie auch eine Antwort auf eine im gemeinsamen Postfach empfangene Nachricht.
Der Postfachname wird angezeigt : überprüfen Sie die main. Attribute und die dem Postfach tatsächlich zugewiesene Vorlage.
Der Name ist leer oder falsch : überprüfen Sie die persönlichen Daten in Signitic und das in Outlook verwendete Hauptkonto.
Keine Signatur wird angezeigt : überprüfen Sie das Add-in, die Signitic-Delegierung und den Postfach-Öffnungsmodus.
Versand wird abgelehnt : lassen Sie die Microsoft-Versandrechte überprüfen; Vollzugriff allein ist nicht ausreichend.
Das Verhalten unterscheidet sich zwischen Arbeitsstationen : senden Sie an den Support die Outlook-Version, persönliche und gemeinsame Adressen, einen Screenshot des Postfach-Hinzufügungsmodus und Testergebnisse. Die Add-in-Unterstützung variiert je nach Client und Postfach-Öffnungsmodus. Microsoft-Kompatibilität.