Vous envoyez des e-mails depuis une boîte aux lettres partagée, comme [email protected], et souhaitez que la signature Signitic affiche le prénom et le nom de la personne qui rédige le message.
Exemple : Julie et Thomas utilisent la même BAL Support. Quand Julie rédige, la signature indique « Julie Martin » ; quand Thomas rédige, elle indique « Thomas Bernard ».
Trois éléments doivent être réunis : les droits Microsoft, l’utilisation de la BAL par délégation dans Outlook et un modèle Signitic utilisant les informations de l’utilisateur principal.
Chaque personne utilise son propre compte Microsoft 365 dans Outlook.
Un administrateur Exchange peut vérifier les droits sur la BAL partagée.
Le complément Outlook Signitic est déployé pour les utilisateurs concernés.
Les utilisateurs et la BAL sont présents dans Signitic ; les prénoms et noms des personnes sont renseignés et un modèle est attribué à la BAL.
Ce guide concerne l’affichage pendant la rédaction avec le complément Outlook Signitic. Il ne décrit pas l’ajout d’une signature après l’envoi par une règle serveur.
Dans le Centre d’administration Exchange, ouvrez Destinataires → Boîtes aux lettres, sélectionnez la BAL, puis ouvrez ses autorisations ou la gestion de sa délégation.
Pour chaque personne concernée, vérifiez :
Accès total / Lire et gérer : permet d’ouvrir et de consulter la BAL.
Envoyer en tant que : permet d’envoyer avec l’adresse de la BAL. C’est le choix adapté si l’adresse partagée doit rester l’expéditeur visible du message.
Enregistrez les modifications. L’accès total seul ne donne pas le droit d’envoyer. L’autorisation Envoyer de la part de est une autre possibilité, mais elle modifie la présentation de l’expéditeur chez le destinataire ; elle n’est pas nécessaire simplement pour afficher un nom dans la signature.
Ces autorisations permettent l’accès et l’envoi. Les noms affichés dans le corps de la signature sont déterminés par le modèle Signitic de l’étape 4. Documentation Microsoft sur les autorisations.
Pour cette configuration, commencez par ouvrir Outlook avec le compte personnel de l’utilisateur, puis accédez à la BAL grâce à la délégation Microsoft.
Dans le nouvel Outlook, si la BAL n’apparaît pas après un redémarrage, faites un clic droit sur le compte personnel dans le volet des dossiers, puis sélectionnez Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres. Renseignez l’adresse partagée ; elle apparaît sous Partagé avec moi.
Dans Outlook classique, vérifiez d’abord si la BAL apparaît automatiquement après redémarrage. Sinon, suivez la procédure Microsoft correspondant à votre version. Ouvrir et utiliser une BAL partagée.
Les tickets de support montrent que ce mode d’ouverture peut empêcher la récupération de la signature personnelle attendue. Dans le nouvel Outlook, vérifiez Paramètres → Comptes → Vos comptes.
Si une connexion distincte à la BAL a été ajoutée, faites confirmer les droits de délégation par votre administrateur, retirez cette connexion d’Outlook, puis ouvrez la BAL depuis le compte personnel. Il s’agit de retirer la connexion locale, pas de supprimer la boîte dans Microsoft 365.
Microsoft propose aussi de promouvoir une BAL déléguée en compte complet : cette option est distincte d’une connexion directe avec ses identifiants. Pour diagnostiquer l’affichage du nom personnel dans Signitic, revenez au mode dossier partagé décrit ci-dessus, puis refaites le test. Gérer ce mode dans le nouvel Outlook.
Les droits Microsoft et l’accès à la signature dans Signitic doivent correspondre.
Avec la synchronisation des délégations Microsoft activée : attendez ou relancez une importation réussie des utilisateurs. Signitic importe les droits Envoyer en tant que et Envoyer de la part de ; l’accès total seul n’est pas importé comme délégation.
Avec une gestion manuelle : ouvrez la fiche de la BAL dans Utilisateurs → Paramètres, puis ajoutez les personnes autorisées dans la délégation de signature et enregistrez.
Une délégation ajoutée manuellement dans Signitic ne donne pas de droit d’envoi dans Microsoft 365.
Ouvrez le modèle de signature attribué à la BAL et modifiez le bloc de texte contenant le prénom et le nom.
Remplacez {{prenom}} {{nom}} par :
{{main.prenom}} {{main.nom}}Le préfixe main. récupère les données de l’utilisateur principal. Enregistrez le modèle et vérifiez son attribution à la BAL. Les prénoms et nom doivent être renseignés sur la fiche personnelle de chaque utilisateur dans Signitic.
Il n’est pas nécessaire de remplacer le nom de la BAL dans Microsoft par celui d’un collaborateur. Le même modèle peut ainsi afficher un nom différent selon la personne qui rédige. Attributs personnels sur une BAL partagée.
Actualisez le complément Signitic, puis redémarrez Outlook si nécessaire.
Depuis le compte personnel, créez un nouveau message et choisissez l’adresse partagée dans De.
Vérifiez que la signature apparaît pendant la rédaction avec votre prénom et votre nom.
Effectuez le même test avec une seconde personne : son propre nom doit apparaître.
Testez également une réponse à un message reçu dans la BAL.
Le nom de la BAL apparaît : vérifiez les attributs main. et le modèle réellement attribué à la BAL.
Le nom est vide ou incorrect : vérifiez les données personnelles dans Signitic et le compte principal utilisé dans Outlook.
Aucune signature ne s’affiche : vérifiez le complément, la délégation Signitic et le mode d’ouverture de la BAL.
L’envoi est refusé : faites vérifier les droits d’envoi Microsoft ; l’accès total seul ne suffit pas.
Le comportement varie entre postes : transmettez au support la version d’Outlook, les adresses personnelle et partagée, une capture du mode d’ajout de la BAL et le résultat des tests. La prise en charge des compléments varie selon le client et le mode d’ouverture de la BAL. Compatibilité Microsoft.